Một sự kiện cuối năm thành công không chỉ đến từ kịch bản hấp dẫn hay nội dung chỉn chu; phần lớn ấn tượng của khách mời lại được tạo nên từ chính không gian nơi sự kiện diễn ra. Mỗi chi tiết từ âm thanh, ánh sáng đến cách bố trí lối đi đều góp phần hình thành trải nghiệm tổng thể. Vì vậy, việc lựa chọn đúng địa điểm tổ chức là bước mở đầu quan trọng để doanh nghiệp có thể vận hành chương trình mượt mà, tránh rủi ro và tạo dấu ấn chuyên nghiệp.

Dựa trên kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm sự kiện lớn nhỏ tại Ninh Bình trong suốt thời gian qua, Tiến Lộc Palace xin chia sẻ những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện cuối năm.

1. Lựa chọn địa điểm càng sớm càng tốt
 
Ngay khi doanh nghiệp xác định được nhu cầu tổ chức sự kiện, đặc biệt trong giai đoạn cuối năm vốn có nhu cầu rất cao, việc tiếp theo cần làm chính là tìm kiếm địa điểm phù hợp. Tuy nhiên trước khi đi khảo sát, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Ngân sách dự kiến
• Quy mô khách mời
• Yêu cầu về không gian và phong cách

Thông thường, thời điểm thuận lợi để đặt địa điểm rơi vào khoảng 4-6 tháng trước ngày diễn ra sự kiện. Việc chủ động từ sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian hoàn thiện các hạng mục quan trọng khác như xây dựng nội dung truyền thông, chuẩn bị tài liệu, thiết kế backdrop, ký kết dịch vụ và rà soát tiến độ tổng thể.

Song song với đó, việc tham khảo đánh giá từ khách hàng đi trước cũng rất đáng cân nhắc. Những phản hồi trên Google Review hay mạng xã hội mang đến góc nhìn đa chiều, hỗ trợ doanh nghiệp loại trừ những lựa chọn không phù hợp và rút ngắn thời gian tìm kiếm.
 
Trong trường hợp muốn tổ chức ngoài trời, doanh nghiệp càng cần thận trọng. Không gian mở luôn tạo cảm giác mới mẻ nhưng lại tiềm ẩn rủi ro: phụ thuộc thời tiết, khó kiểm soát âm thanh - ánh sáng, đồng thời có thể phát sinh thêm chi phí dự phòng.

Và cuối cùng, khâu khảo sát trực tiếp đóng vai trò quyết định. Không gian thực tế đôi khi khác xa hình ảnh quảng cáo; chỉ khi tận mắt quan sát và cảm nhận, doanh nghiệp mới đánh giá chính xác mức độ phù hợp của địa điểm dự kiến lựa chọn.

2. Những điểm cần xem xét khi khảo sát địa điểm

Vị trí địa lý - yếu tố mở đầu cho sự thuận tiện

Địa điểm phù hợp không nhất thiết nằm “ở trung tâm”, mà cần nằm đúng tuyến di chuyển thuận lợi của phần lớn khách tham dự. Tiến Lộc Palace có lợi thế nằm trong trung tâm phường Phủ Lý, kết nối nhanh đến các vùng khác của Ninh Bình và các khu công nghiệp lớn. Điều này giúp khách mời dễ dàng tiếp cận và tránh tình trạng trễ giờ.

Bãi đỗ xe - chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng lớn
 
Khi khảo sát, hãy quan sát bãi xe trước tiên: rộng hay hẹp? Có phân khu riêng cho ô tô? Lối vào - lối ra có dễ dàng không? Nhiều địa điểm tổ chức có sảnh đẹp nhưng khu vực đỗ xe lại hạn chế, khiến khách mời phải gửi xe ở nơi khác, điều này dễ gây ra sự bất tiện và kém chuyên nghiệp.

Tiến Lộc Palace sở hữu khu vực đỗ xe rộng, được giám sát an toàn, đáp ứng cả sự kiện có quy mô hàng trăm khách.

Sức chứa - Dịch vụ - Tiện ích đi kèm
 
Khi khảo sát sảnh, hãy đặt câu hỏi:

“Không gian này có đủ thoải mái cho số lượng khách của mình không? Tầm nhìn sân khấu có bị che khuất? Lối thoát hiểm ở đâu?”

Ngoài sức chứa, doanh nghiệp còn cần lưu ý tới:

• Chất lượng hệ thống âm thanh - ánh sáng
• Sự linh hoạt trong bố trí bàn ghế
• Khả năng tùy chỉnh sân khấu
• Dịch vụ Wifi ổn định
• Không gian hậu cần dành cho Ban tổ chức

Ở Tiến Lộc Palace, các sảnh hội nghị được đầu tư hệ thống điều hòa, âm thanh ánh sáng đồng bộ, đáp ứng đa dạng sự kiện từ hội nghị, tổng kết, tri ân khách hàng đến Year End Party.

Ẩm thực - điểm chạm cảm xúc cuối cùng của sự kiện

Một buổi tiệc cuối năm chỉ trọn vẹn nếu khách mời hài lòng với ẩm thực. Tại Nhà hàng Hoàng Gia, thực đơn được thiết kế tinh tế từ món khai vị đến tráng miệng; mỗi món ăn đều chú trọng sự hài hòa giữa hương vị và cách trình bày.
 
Ngoài tiệc chính, doanh nghiệp có thể chọn thêm tea-break, buffet nhẹ, hoặc bàn tiệc chay dành cho khách có chế độ ăn kiêng. Việc trải nghiệm món ăn thử trước (food tasting) luôn là bước nên có để đảm bảo chất lượng đồng nhất trong ngày sự kiện.

3. Bố cục - Phong cách - Kiến trúc
 

• Dự tính vị trí sân khấu
• Sắp xếp khu vực check-in
• Bố trí đường dẫn cho khách VIP
• Xác định khu vực set-up hậu trường

• Hội nghị - Hội thảo
• Year End Party
• Sự kiện khách hàng
• Ra mắt sản phẩm
• Gala Dinner
• Tiệc doanh nghiệp